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员工交流

我的工作，细小但不渺小 时向相关部门做变更和备案申请， 追溯。
以免影响业务正常进行。 印章使用程序多，需要申请人
办公室工作实在很难整理出 2013 年，我完成了营业执照、 向领导审批、扫描、登记，为了让
一个条理和分类，除了小部分常规 组织机构代码证、危险化学品、煤 申请人配合印章使用要求，需要耐
工作，大部分是一些零散的临时工 炭经营资格证、进出口货物收发货 心说明，虽有时难免会遇到不理解，
作。我将自己的工作分为三大模块， 人报关注册登记证书、对外贸易经 但是印章使用规定不能让步，我只
第一模块“证照管理”，第二模块 营者备案登记表 6 个证照的换证工 能用微笑和帮助说服大家遵守用章
“印章管理”，第三模块“后勤服 作。除此之外，完成公司股东变更 要求，现在大家都养成了良好的用
务”。 备案，董事、监事变更备案，法定 章习惯，用章流程严格规范，防止
代表人变更登记，2013 年度工商 了因公章疏于管理导致的法律风险
证照管理，分类保存，及时更新 年检工作，为公司有序经营做好有 和经济损失。
证照管理在保障企业依法经 力保障。
营、安全生产、减少或规避经营风 后勤服务，勤走勤问，热情细致
险过程中发挥重要作用。妥善使用 印章管理，规范流程，防范风险 为细化办公室各项工作，更好
管理证照，防止遗失并保证按时年 2014 年初，我开始接管印章 地服务领导、服务同事，办公室内
检、变更、备案，保证公司顺利开 工作，于是，我认真学习印章管理 部进行了系统梳理工作。根据个人
展工作。 制度，对印章的合法性、权威性、 现有工作职责范围总结归纳，将各
公司现有企业法人营业执照、 安全性保持高度警觉。 项工作形成操作规程，最终整理完
组织机构代码证、煤炭经营资格证、 现保管的印章包括：公章、法 成办公室工作手册。办公室工作现
危险化学品经营许可证等各类证照 人章（方章、签字章）、部门章， 共有 61 项，其中涉及我的项目有
17 种，由办公室统一保管。为方 部分国能章等各类章 16 枚，截止 16 项。在此，我仅举两个例子来
便管理，我将这 17 种证照进行了 9 月份，共有 480 个用印事项，用 说明：
不同分类：按性质分，分为行政类 印次数达上万次，每月约为 53 余 门卡管理。公司现有门禁 6 种，
证照（如营业执照、组织机构代码 人次提供用印。 对应门卡种类不同、密码不同、设
证等）、财务类证照（如税务登记 依照公司印章管理办法，根据 置方式不同，根据每个人的工作需
证、开户许可证等）、业务类证照 公司领导的印章管理要求，结合自 要，保障办公安全，使用权限也各
（如煤炭经营资格证、危险化学品 身工作经验，我自查管理漏洞，完 不相同。所有门禁均为电子锁，经
经营许可证等）；按有效期分，分 善印章使用流程，提高严格用章意 常出现无法解释的故障，这些故障
为一年检、两年检、三年检、到期 识，从审批到用印到留档，形成事 无法预测、无法排除。我能做的就
换证四类。 前、事中、事后全过程无缝隙管理。 是出现问题在最短时间内解决，时
证照管理工作主要包括：日常 事前，必须经过领导分级审批，无 常关注、检测门卡的性能。
证照保存、使用。为业务经营需要， 领导审批或其他形式通知，坚决不 报刊订阅。首先，征询公司领
依规定提供证照复印件或原件，到 准予用印。做到事前有监管；事中， 导及各部门的订阅意见，为方便大
期年检、换证。证照到期之前，向 用印过程中印章不离开视线，章走 家选择，根据不同人员不同部门往
相关部门咨询有关政策，准备提交 人走，所有公司证照加盖辅助章， 年的订购情况制定各不相同的订阅
材料，保证按时完成年检和换证， 印章页均扫描，在电脑中留存电子 表格。然后，联系邮局、报社、市委、
临时证照项目变更、备案。公司根 档，以防日后备查。做到事中有控 机要局、保密局等不同单位进行订
据经营需要，对董事、监事、法定 制；事后，用印审批单和用印登记 阅。最后，通过网银汇款、支票、
代表人等项目作出变更决定后，及 表形成纸质档案保存，做到事后有 现金、邮局汇款等方式结算费用。

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